1. 電子メイルのエチケット

電子メイルをお使いになる前に、まず、 「RFC 1855」(Netiquette Guidelines) をごらんください。 和訳もあちこちにあります。

2. Windows の Outlook が持つ問題と対処法

Mac や Unix マシンを別にすれば、 メーカー製パソコンを買えば、要らなくても付いて来るのがWindowsですが、 その電子メイル・システムであるOutLookの設計は極めて非常識なもので、 下記の問題があります。

  1. 初期状態のままだと HTML メイルを送ってしまう
  2. 設定を間違えると、インタネット・メイルのルール違反になる
以下、「HTML メイルは止めてくれ」と送った相手から苦情がきて、 どうしたらよいのかわからない方のために、 対処の仕方を書いておきますが、 よくわからない点については、 Microsoft か、お近くの Windows エキスパートにご相談ください。

2.1. OutLook Expressの設定

「ツール」->「オプション」->「送信」->「メール送信の形式」で「テキスト形式」を 選択します。間違っても「HTML形式」を選んではいけません。 これは、まったく同じ内容をプレイン・テキストと HTML 形式で2重に送信するもので、 通信費用、受け取る側のディスクスペース、 処理時間と、すべての面で無駄になります。

また、「メッセージ形式」では「MIME」のラジオボタンをオンにし、 「エンコード方法」は「なし」を選択します。 できれば、 「8ビットの文字をヘッダーに使用する」のチェックボックスはオフにしてください。 今は、世界の人々とのメイル交換が日常です。 日本語の表題(Subject:)は避けるほうが良いと思います。

「送信時に自動的に文字列を折り返す」は、60 文字程度にしてください。 80 文字以上にしてはなりません。 80 字を越えると、たいていの端末で強制的に折り返されて、 読みにくくなります。 また、80 字ぎりぎりだと、 それが引用されたとき、端末の幅からはみだします。

「受信したメッセージと同じ形式で返信する」もオフにするほうが無難でしょう。

2.2. OutLook(Outlook Express とは違う)の設定

「ツール」メニューの「サービス」組込のインフォメーションサービスから 「インターネットメール」を選んで、プロパティを表示、 「メッセージ形式」ボタンを押して出て来るダイアローグボックスで 「メッセージを送信するときにMIMEを使用」をオンにしてから、 「文字コードセット」ボタンを押して、 ドロップダウンリストから「日本語(JIS)」を選択する というのが基本的な使い方のようです。

ただ、このプログラムは、Reply-To ヘッダのついたメールに返事を書くと無条件で、 リッチテキスト形式のメールにしてしまうため、 メイルの返事を書いたあと、毎回、 宛先欄にある相手のメールアドレスを右クリックして、 「常にMicorsoft Exchageリッチテキスト形式でメッセージを送信」チェックボックスを オフにしなければならないようで、 何を考えているのか理解に苦しみます。

3. より根本的な対策

いずれにしても、Windows 標準のメイル・システムを使わないのが一番で、 Windows につきもののウイルス対策もかねて、 「AL-Mail」とか、 より安全なメイル・システムを使うのが一番でしょう。

また、コンピュータをゲームでなく、仕事にお使いになるのでしたら、 Unix の世界も勉強してみることをおすすめします。 作った人の能力が違いますから。 (最近の Mac も Unix ベースのシステムです)

4. SPAM

最近は電子メイルの悪用が急増し、 犯罪の多発と仕事の能率低下が甚だしいため、 ある程度のフィルタリングは仕方ないだろうという判断で、

からのメイルを半自動で、排除するようにしています。 この結果、当社へのメイルがエラーになるケースが発生すると思いますが、 その場合は、お手数でも、FAX・電話・郵便で、 エラーの内容と発信元をご連絡ください。 個別の対応策を考えます。 インタネットが始まった時代では考えられないことですが、 それだけ普及して、 「詐欺」と「セックス」商売に利用する人々が増えたということでしょうか。 人類の遺伝子の限界と未来を暗示しているのかもしれません。